L’administratif dans un centre de formation, c’est lourd ! Alors comment simplifier l’admin ?
On va voir aujourd’hui comment optimiser les ressources et gagner du temps dans la partie administrative des organismes de formation.
1. Tout passer au numérique 🌐
Je sais que certains d’entre vous utilise encore le papier 😉 La digitalisation des documents permet non seulement de réduire les coûts de stockage et de gestion des dossiers papier, mais elle facilite également l’accès et le partage des informations en temps réel. Les solutions de gestion documentaire telles que Google Drive ou Microsoft OneDrive offrent des espaces sécurisés et accessibles pour conserver tous les documents importants.
2. Au même endroit 📍
La clé ici c’est de centraliser au même endroit. Si vous utilisez des drives ou des dossiers, faites-vous une arborescence et pensez à renommer vos dossiers et vos documents de façon explicite, et de préférence avec les mêmes préfixes.
Pareil pour les mails, faîtes-vous des dossiers classés par thématiques.
3. Lister les procédures 📝
Prenez le temps de passer en revue vos procédures. Est-ce que chaque étape est vraiment nécessaire ? En éliminant les démarches inutiles, vous pourriez fluidifier tout le processus.
Listez aussi ce que vous devez faire en tant que gérant.e de centre de formation :
- Inscription des apprenants
- Analyser les besoins
- Envoie de convention
- Vérifier les règlements
- Suivi dossier de financement
- …
4. Identifier les tâches à déléguer / automatiser 🦾
Sur la liste précédente, identifiez celles que vous pouvez déléguer et celles que vous pouvez automatiser.
Certaines tâches peuvent être déléguées par une assistante ou secrétaire, ou même prestataire externe (par exemple le marketing / comptabilité).
Certaines tâches (récurrentes) peuvent être automatisées (envoi des mails, enquêtes de satisfaction, remplissage de base de données…)
5. Automatisation des processus clés 🤖
Vous pouvez implémenter des processus automatisés comme les inscriptions, les suivis de paiements et la communication avec les apprenants.
L’automatisation, c’est gagner du temps sur des tâches répétitives et surtout, réduire les coûts et améliorer votre productivité.
Améliorer l’administration, c’est plus que juste intégrer de nouvelles techs. C’est toute une culture à repenser pour rendre chaque jour un peu moins compliqué et un peu plus productif !
Implémentez les bonnes pratiques pour une gestion de projet / entreprise efficace en commençant par une optimisation.
Je vous propose une consultation pour automatiser votre centre de formation.
