Les tâches que l'on peut automatiser.
La dernière fois, on avait plutôt parlé des outils et stratégies d’automatisation.
Aujourd’hui on va plutôt se pencher sur les tâches concrètes que l’on peut automatiser.
La digitalisation et l’automatisation offrent des opportunités inédites pour transformer les opérations quotidiennes et fournir une expérience exceptionnelle à la fois aux apprenants et aux équipes pédagogiques.
L’automatisation peut révolutionner les tâches administratives et pédagogiques des centres de formation.
1. Automatisation des inscriptions ✍️
L’inscription est la première étape de l’interaction avec les apprenants et peut souvent être fastidieuse.
En automatisant ce processus, les centres de formation peuvent non seulement améliorer l’expérience utilisateur mais aussi réduire les erreurs manuelles. Un système d’inscription en ligne, intégré à un CRM (Customer Relationship Management), peut par exemple pré-remplir les informations d’un participant récurrent, proposer des paiements sécurisés et instantanés, et même gérer les listes d’attente pour les cours populaires.
Si on a pas de logiciel, on peut automatiser avec des outils comme Zapier : on lie le formulaire de contact avec gmail et google sheet.
- L’inscription peut être effectuée par Calendly (lien que vous pouvez intégrer sur votre site).
Le RDV est pris immédiatement. - S’il y a des pré-requis, vous pouvez configurer un formulaire de contact, que vous pouvez lier à une messagerie (un mail pour confirmer à l’apprenant, un mail pour vous), et enregistrer automatiquement les données sur un Google sheet.
2. Mise à jour des programmes et veille 🔎
De la même façon on peut collecter les informations pour rester à jour au niveau de la veille règlementaire, du secteur d’activité ou autres éléments.
On se « branche » sur des alertes Google, ou on met en place une bonne optimisation de la veille pour gagner du temps et avoir les éléments rapidement.
La configuration peut se faire aussi sur Zapier, pour collecter les informations de la veille.
3. Financement et gestion des subventions 💸
Le financement est un aspect crucial pour beaucoup d’apprenants.
Les procédures d’obtention de financements ou de subventions peuvent être simplifiées grâce à l’automatisation. Les plateformes peuvent être configurées pour guider les apprenants à travers les différentes options de financement disponibles, remplir automatiquement les dossiers de demande en se basant sur les informations de l’utilisateur, et suivre l’état de la demande en temps réel.
Bon après, il y a des éléments qui ne dépendent pas de nous, par exemple les financements de fonds publics.
Dans ce cas, on peut optimiser le temps et créer des process, relances de mails en amont pour gagner du temps.
4. Autres tâches que l'on peut automatiser : RH et logistique 💫
Utiliser les plannings synchronisés, et des outils de communications simples pour optimiser les ressources humaines et la logistique.
Des outils comme Trello, Notion, ou Teams (qui ne sont pas des outils d’automatisation tels quels) mais peuvent bien simplifier et gagner du temps.
Utilisez un minimum d’applications / logiciels. L’idée est de centraliser les données !
Créez des ressources, fiches de postes et fiches de procédures pour les centraliser ensuite dans un même endroit.
A chaque recrutement, vous pouvez configurer un mail avec le lien de partage des documents internes.
5. Evaluation, collectes des enquêtes ⭐
Les formulaires sont aussi des tâches que l’on peut automatiser. Paramétrés en amonts, ils peuvent s’envoyer automatiquement.
De la même façon que les inscriptions, on peut paramétrer Zapier (ou autre outil d’automatisation) pour envoyer directement un formulaire à la fin de la formation, pour collecter les informations.
6. Assistance client automatisée 🤖
L’assistance client est essentielle pour répondre aux préoccupations et questions des apprenants. Les chatbots alimentés par l’IA peuvent fournir des réponses instantanées 24h/24 à des questions fréquentes, libérant ainsi du temps pour que le personnel se concentre sur des problèmes plus complexes. Ces systèmes peuvent aussi être intégrés à des FAQ dynamiques qui s’enrichissent des interactions passées pour devenir de plus en plus efficaces.
J’ai gagné un temps considérable à optimiser / automatiser. Le monde de la formation est un milieu assez « administratif », on va essayer de gagner du temps !
L’automatisation offre aux centres de formation une formidable opportunité de se réinventer et d’améliorer leur service.
L’ère numérique appelle à une transformation, et l’automatisation est la clé pour ouvrir les portes du succès dans le secteur de la formation.
Apprenez à automatiser et optimiser votre centre de formation.
