Collecte et traitement des données 

Dans le cadre de la création de compte, de la souscription et de l’utilisation de la plateforme Lunani, nous sommes amenés à collecter et traiter les données personnelles et administratives des utilisateurs (représentants légaux, administrateurs et collaborateurs des organismes de Formation).

1. Catégories de données collectées

1. Données d’Identité et de Contact : Nom, prénom et fonction du représentant légal ou du responsable de compte.
Adresse e-mail professionnelle et mot de passe (stocké sous forme de hachage cryptographique sécurisé via Supabase Auth).
Adresse postale du siège social ou de l’établissement.

2. Données légales et réglementaires :
Raison sociale et nom commercial de l’organisme.
Numéro SIRET (14 chiffres).
Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).
Statut de la certification Qualiopi et catégories d’actions financées (Formation, Bilan de compétences, VAE, Apprentissage).
Éléments d’identité visuelle et d’authentification : Logo et signature numérique du représentant légal (utilisés pour la génération automatisée des documents officiels et conventions).

3. Données financières et de facturation :
Historique de souscription et état de l’abonnement.
Données de paiement : Les transactions par carte bancaire sont traitées de manière 100 % sécurisée par notre prestataire de paiement certifié PCI-DSS Stripe. Lunani ne stocke aucun numéro complet de carte bancaire sur ses propres serveurs.

4. Données techniques et configuration :
Paramètres de connexion SMTP (serveur, port, identifiant, mot de passe chiffré en AES-256).
Journaux de connexion et d’activité (adresses IP, horodatage des accès, cookies techniques de session nécessaires au fonctionnement du service).

2. Finalités des traitements

Les données collectées sont strictement nécessaires pour :
1. L’exécution et la fourniture du service SaaS : Création du compte, accès au dashboard, gestion des sessions et automatisation du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) et des exigences Qualiopi.
2. La gestion de la relation client et de la facturation : Gestion des abonnements, émission des factures d’utilisation du service et assistance technique (support).
3. La sécurité de la plateforme : Prévention des fraudes, détection des accès non autorisés et suivi de la sécurité des infrastructures.
4. Le respect des obligations légales : Conservation des pièces comptables et fiscales.

3. Durée de conservation des données

• Données de compte et profil Organisme* : Conservées pendant toute la durée d’activation du compte SaaS, puis archivées pendant une durée de 3 ans à compter de la résiliation du compte (à des fins de preuve en matière commerciale).
• Données comptables et factures d’abonnement : Conservées pendant 10 ans conformément aux obligations du Code de Commerce.
• Logs et données techniques de connexion : Conservés pour une durée maximale de 12 mois.

4. Sous-traitants ultérieurs et Localisation des données (Hébergement UE)

Afin d’assurer le fonctionnement de Lunani, vos données sont transmises et hébergées auprès de sous-traitants certifiés offrant des garanties de sécurité conformes au RGPD :

• Infrastructure & Hébergement Web** : VPS Hostinger (Serveurs situés au sein de l’Union Européenne – Allemagne/France).
• Base de données & Authentification** : Stack Supabase auto-hébergée (Union Européenne).
• Gestion des paiements** : Stripe Payments Europe Ltd (Certifié PCI-DSS Level 1 et clauses contractuelles types UE).

💌 Fonctionnalité d’envoi d’e-mails & Traitement des données SMTP

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme App Lunani, l’organisme de formation a la possibilité de configurer son propre serveur d’envoi de courrier électronique (SMTP) afin d’adresser des communications et des documents administratifs (convocations, conventions, attestations, factures) à ses clients et apprenants.

1. Stockage et Sécurité des Identifiants SMTP

Pour assurer le fonctionnement de ce service, Lunani collecte et conserve les paramètres techniques fournis par l’Utilisateur (nom d’hôte du serveur SMTP, port, adresse e-mail d’expédition, nom d’utilisateur et mot de passe).

Afin de garantir un niveau de sécurité maximal (Article 32 du RGPD), les mots de passe de connexion SMTP sont systématiquement chiffrés au repos dans nos bases de données au moyen d’un algorithme de chiffrement fort (AES-256-GCM). Ces identifiants sont strictement utilisés pour le déclenchement des envois d’e-mails sollicités par l’organisme de formation et ne sont en aucun cas transmis à des tiers ou réutilisés à d’autres fins.

2. Qualification RGPD & Traitement des Destinataires

Dans le cadre de l’émission de ces e-mails :

L’Organisme de Formation agit en qualité de Responsable de Traitement des données personnelles de ses clients, prospects et apprenants (destinataires des e-mails).

Lunani agit exclusivement en qualité de Sous-traitant au sens de l’Article 28 du RGPD, en exécutant les instructions d’envoi formulées par l’Organisme de formation via la Plateforme App Lunani.

Lunani s’engage à ne conserver que les données d’horodatage et de statut technique des envois (logs d’exécution) à des fins de diagnostic et de justification de bonne distribution, pour une durée maximale de 90 jours.