C’est le début de l’année, je passe mon audit de renouvellement 💫 et j’avais envie de vous parler de comment gérer Qualiopi au quotidien et gagner du temps, pour ne pas paniquer à chaque renouvellement.
1. Pourquoi gérer Qualiopi au quotidien ? ⏰
La certification Qualiopi repose sur des exigences assez précises, notamment la capacité à prouver la qualité de vos processus de formation. Beaucoup de formateurs s’en occupent en mode « marathon » juste avant l’audit, ce qui génère stress, erreurs et pertes de temps.
En intégrant la gestion de Qualiopi à votre quotidien, vous :
- Réduisez la charge mentale en évitant l’accumulation de tâches.
- Limitez les oublis grâce à un suivi régulier.
- Gagnez en efficacité en répartissant les actions sur l’année.
Quelques minutes par semaine suffisent pour éviter des heures de panique avant l’audit.
2. Qu’est-ce qu’un processus, et pourquoi c’est important ? 🔄
Un processus, c’est simplement une série d’étapes organisées pour atteindre un objectif spécifique.
Il faut que vous ayez votre processus clair dans la tête :
- Avant la formation
- Pendant la formation
- Après la formation
- Veille et auto-formation
Vous pouvez soit vous faire une frise chronologique, soit une liste des étapes pour avoir toujours le même processus.
Les critères et indicateurs Qualiopi suivent cette même chronologie :
- Comment je fournis les informations sur la formation à mon public
- Comment j’analyse les besoins
- Comment je les adapte en construisant ma formation
- Etc…
3. Gérez Qualiopi en continu : les bonnes pratiques 🌟
Il y a des indicateurs qui, une fois mises en place, n’ont pas besoin d’être modifiés tout le temps (comme les informations publics etc…)
Surlignez les étapes que vous devez systématiquement faire : l’analyse de besoins, la construction du programme, l’évaluation des acquis…
Surlignez d’une autre couleur, ce qui doit être revu régulièrement, notamment la veille (je bloque 30 min par semaine pour mettre à jour ma veille).
La gestion continue, ça vous permettra de gagner du temps :
- Planifiez des routines régulières
- Utilisez des outils de suivi (dans un drive pour centraliser les documents, avoir sa frise de processus à portée).
- Communication transparente : nos formateurs ont eu aussi cette liste des étapes avec, surligné, ce qu’ils ne doivent pas oublier de faire.
4. Automatisez pour gagner du temps 🛠️
L’automatisation est un atout majeur pour alléger la gestion quotidienne :
- Automatisez la collecte des retours : un questionnaire envoyé automatiquement après chaque formation.
- Centralisez automatiquement les fichiers : configurez des dossiers partagés où tout le monde peut déposer les preuves nécessaires.
- Programmez des rappels : utilisez votre agenda numérique pour planifier vos points de suivi.
5. Restez flexible, mais organisé 🤹
Un bon processus est vivant : il s’adapte à vos besoins. Si vous découvrez une meilleure façon de faire, modifiez votre méthode. L’important est de rester constant dans l’effort.
Astuce : gardez une trace écrite de vos processus. Cela vous servira non seulement pour l’audit, mais aussi pour déléguer plus facilement si besoin.
Même pour les dossiers de financements, si vous avez l’habitude de travailler avec les mêmes OPCO ou organismes, vous pouvez lister ce qu’il faut préparer.
Gérer Qualiopi au quotidien n’est pas une montagne infranchissable. Avec des processus clairs et une gestion au quotidien, vous pouvez simplifier ce qui vous semble aujourd’hui complexe.
Prenez quelques minutes maintenant pour réfléchir à vos routines actuelles. Quels petits ajustements pourriez-vous faire dès aujourd’hui pour alléger votre gestion ?
Et si vous n’avez pas encore la certification, j’accompagne à la préparation et à l’audit avec votre propre process sur mesure.
Je veux me faire accompagner pour préparer la certification Qualiopi.
