Quand on est formatrice indépendante et qu’on entend le mot Qualiopi, on pense tout de suite à… l’administratif.
Des dizaines de documents, des procédures à n’en plus finir, et la peur d’oublier quelque chose le jour de l’audit.
Résultat ? Beaucoup se sentent submergées avant même d’avoir commencé.
La bonne nouvelle 😀, c’est qu’il est possible de ne pas se laisser engloutir. Dans cet article, je vous partage une méthode simple pour reprendre le contrôle.
Le vrai problème n’est pas l'administratif Qualiopi…
On a tendance à accuser Qualiopi d’être une usine à gaz.
En réalité, ce qui crée la noyade, c’est :
- des fichiers qui s’accumulent dans tous les sens,
- trop de modèles créés “au cas où”,
- et zéro vision claire de ce qui est vraiment demandé.
Au début quand j’ai commencé à accompagner à préparer Qualiopi, je pensais qu’il fallait au minimum un document par preuve.. Aujourd’hui, la quantité a drastiquement réduit.
Pourquoi ?
Parce que le processus est clair et on peut fusionner quelques éléments.
Je vous donne un exemple concret : au lieu d’avoir un document pour les convocations et un autre pour les feuilles de présence, vous pouvez créer un modèle unique qui couvre les deux besoins. Résultat : moins de documents, mais la même conformité.
La clé : Le processus pour simplifier votre administratif
Pour éviter de vous épuiser, pensez en système plutôt qu’en paperasse.
- Prioriser : identifiez ce qui est vraiment obligatoire dans Qualiopi (et oubliez le reste).
- Standardiser : un modèle par besoin suffit. Pas la peine d’avoir 5 versions d’une feuille d’émargement.
- Centraliser : rangez tous les documents au même endroit (Drive, Notion ou un simple dossier partagé).
✨ Quand vous faites ça, vous passez d’une montagne de papiers à un système léger, clair et facile à maintenir.
Petit bonus : un dossier bien organisé est aussi un vrai gage de professionnalisme quand vous travaillez avec vos clients entreprises
L’action concrète pour respirer dès aujourd’hui
Faites pareil pour tout votre activité de formation / entrepreneuriale.
Partez de la base, un processus.
Pour rappel le processus ce sont les étapes pour aller d’un point A à un point B (organisées, réalisées dans un ordre précis, pour atteindre un objectif).
Exemple concret : préparer une formation.
- Étape 1 : définir le sujet
- Étape 2 : créer le programme
- Étape 3 : envoyer les convocations
- Étape 4 : animer la session
- Étape 5 : envoyer les attestations
Tout ça = un processus.
Faites pareil pour tout votre activité de formation / entrepreneuriale.
Commencez à noter sur une feuille les 3 processus :
Processus de mon activité, processus d’une formation, processus commercial… Etc.
Cela vous donnera une vision globale de votre activité, et vous permettra d’identifier immédiatement ce qui peut être simplifié ou automatisé.
Vous y verrez plus clair.
Qualiopi n’est pas une noyade administrative. C’est un cadre qui demande un minimum d’organisation, mais qui devient très fluide quand vous mettez en place un système adapté.
Aujourd’hui, ça me prend littéralement moins de 10 min a préparer une inscription. 😎
Une fois que l’analyse de besoin est faite, je rentre juste les données de l’apprenant dans un tableau, et est automatisé, programme, convention, émargement, quizz…
Idem pour les contrats de mes formateurs.
En attendant, si vous voulez gagner du temps construire une activité de formation claire, finançable et automatisée, je vous accompagne pas à pas.
Et si vous voulez un accompagnement pour rendre votre offre finançable, rentable, et automatisée ou simplement créer un processus clair :
