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Automatiser son centre de formation

  • 3 minutes de lecture

Gérer un centre de formation, c’est avant tout gérer une entreprise. Automatiser permet de gagner du temps ⏰, mais aussi améliore l’efficacité logistique !

Voyons les outils et les stratégies d’automatisation 🤖

L’intégration d’outils d’automatisation est cruciale pour moderniser votre centre de formation.

  • Systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) : Ces plateformes permettent de créer, gérer et diffuser des contenus de formation en ligne, offrant une accessibilité et une flexibilité accrues. Par exemple, j’utilise Learnybox, mais il en existe d’autres, tels que Teachizy, Moodle …
  • Un CRM pour les centres de formation : Un bon CRM peut transformer votre gestion de la relation client, en améliorant la communication et en personnalisant le suivi. Vous pouvez y intégrer une base de données, envoyer des mails automatisés, des rappels etc..
  • Outils de reporting et d’analyse 📈 : Ils fournissent des données précieuses sur les performances et l’engagement, essentielles pour l’amélioration continue. Vous pouvez utiliser des outils tels que Google Analytics pour le site web, mais également les options d’analyses dans les réseaux sociaux (statistiques).
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Intégrez de l'automatisation dans votre stratégie 🎯

Pour réussir l’automatisation, une approche stratégique est nécessaire.

  • Évaluation des besoins 🔍 : Commencez par identifier les processus qui bénéficieraient le plus de l’automatisation. Faites une liste des tâches que vous faites. (gestion des inscriptions, relances, facturation, planning, créations de supports…)
  • Formation et accompagnement du personnel 👥 : La réussite de l’automatisation passe également par la formation et l’accompagnement de votre équipe. Vous pouvez utiliser les clouds pour partager du contenu, ou des applications tels que Slack, Discord…
  • Gestion du changement : Préparez votre organisation à adopter ces nouvelles technologies et à évoluer vers une culture plus digitale. Numérisez vos documents, et centralisez au même endroit !

Pour ma part, j’ai automatisé pas mal de processus administratif, les inscriptions, les envois d’enquête de satisfaction, la veille..

Par exemple :

J’utilise Zapier pour automatiser :

  • Lorsqu’un Google Form est rempli (par ex, enquête de satisfaction ou inscription), les données sont enregistrés sur un Google Sheet, le tout dans un Google Drive. Je fais cela parce que pour le moment, je n’ai pas de CRM.
  • Les Google Alerts (pour la veille) sont également directement enregistrés sur un Google Sheet.

Si vous travaillez sur la suite Microsoft, l’outil Powerautomate vous permet d’automatiser certaines tâches.

Il existe de nombreux outils pour automatiser et donc optimiser vos processus. À vous de trouver celui qui vous correspond.

L’automatisation n’est plus une option, mais une nécessité dans le secteur de la formation 📚. En adoptant ces technologies, vous pouvez non seulement optimiser votre gestion, mais aussi enrichir l’expérience d’apprentissage. Chez Lunani, nous vous accompagnons dans cette transformation. Contactez-nous pour une consultation personnalisée. 😀