Aujourd’hui, je vais vous partager mes indispensables 10 outils pour gagner du temps ⏱️ J’utilise vraiment ces outils et astuces pour gérer mon OF et en tant que consultante.
Ils m’aident à mieux planifier, organiser, automatiser, et communiquer efficacement. Vous verrez, certains d’entre eux sont des classiques que vous connaissez déjà 😀, mais vous découvrirez peut-être des astuces pour les utiliser de façon encore plus performante.
1 - Google Agenda : planifier et structurer ses journées
Google Agenda est le 1er outil que j’ouvre tous les matins ! Il me permet de structurer mes journées (pro ET perso !), de planifier mes réunions et de m’assurer que je garde du temps pour les tâches importantes.
Grâce aux rappels, je ne perds jamais de vue les deadlines, et la synchronisation avec mon téléphone facilite la gestion de mon emploi du temps, peu importe où je me trouve, et je peux directement mettre les RDV visio (en envoyant le lien) ou physique (avec l’adresse, lié à Google Maps).
2 - Notion : organiser et centraliser
Notion est l’outil tout-en-1 que j’utilise pour centraliser toutes mes informations. Que ce soit pour créer des bases de données, organiser mes idées, suivre mes projets ou collaborer avec mon équipe, Notion m’aide à structurer mon travail et je trouve que c’est un des meilleurs outils pour gagner du temps aussi.
Tout est au même endroit, accessible à tout moment, et il m’évite de me disperser entre différents outils ou fichiers.
Si Google Agenda planifie mes semaines, Notion permet de tout centraliser. (PS : Notion a aussi son calendrier, mais je préfère encore GA 😂)
Vu que je l’utilise pour structurer mon OF, j’ai conçu un modèle espace Notion spécial organisme de formation, disponible ici.
3 - Make : un des meilleurs outils pour gagner du temps
Make est un outil puissant qui permet d’automatiser des tâches répétitives.
Par exemple, je peux automatiser l’envoi de rappels par e-mail, synchroniser des données entre différentes applications, ou encore automatiser le suivi des tâches dans un projet. Grâce à Make, je gagne des heures chaque semaine sur des tâches sont répétitives.
J’accompagne les OF à automatiser et j’utilise essentiellement Make, donc si vous avez besoin d’automatiser des process, contactez-moi.
4 - Fireflies : la prise de note automatique !
Fireflies est mon assistant personnel pour la prise de notes lors de réunions ou de sessions de travail. L’outil enregistre et transcrit automatiquement les conversations, ce qui me permet de me concentrer pleinement sur les échanges sans avoir à noter chaque détail. Ensuite, je peux facilement retrouver les points clés en parcourant la transcription.
(N’oubliez pas de demander l’accord de votre interlocuteur).
5 - GitMind : développer et visualiser des idées complexes
GitMind est un outil de mind mapping que j’utilise pour développer et structurer mes idées de manière visuelle.
Il est particulièrement utile lorsque je travaille sur des projets de 0 ou que je prépare des formations.
Créer des cartes mentales m’aide à organiser mes pensées et à les rendre plus accessibles et compréhensibles pour mes clients ou partenaires.
Avec l’IA intégré, on peut directement créer une arborescence en partant d’une idée !
6 - ChatGPT : résumer, rédiger et effectuer des recherches
Vous le connaissez bien, ChatGPT est aussi un des meilleurs outils pour gagner du temps ! Je l’utilise pour rédiger du contenu rapidement et efficacement.
Que ce soit pour générer des idées, résumer des documents ou corriger mes rédactions d’articles de blog (comme celui-ci !), ChatGPT m’aide à économiser du temps tout en restant créative !
Je l’utilise pour tout, le perso, le pro, avoir un tuto etc 😂
En plus, il me permet d’effectuer des recherches rapides, surtout pour trouver des informations ou des ressources sur des sujets spécifiques. (n’oubliez pas de demander la source !)
7 - Gamma App : créer des présentations dynamiques
Alors là, c’est THE Outil qui a révolutionné la construction de mes supports de cours !!
Avant j’utilisais Powerpoint, et ensuite Canva.
Mais Gamma permet de générer des présentations en quelques clics ! Et les diapos sont visuellement attrayantes et interactives.
Soit on donne une idée que Gamma développe, soit vous importez un document Word ou pdf et Gamma le transforme en présentation.
Que ce soit pour une formation ou une réunion avec des clients, Gamma App me permet de professionnaliser mes supports tout en y intégrant des éléments dynamiques.
8 - Meta pour communication croisée
Pour la gestion de ma communication sur les réseaux sociaux, Meta est incontournable. Il me permet de centraliser la gestion de plusieurs plateformes (Facebook, Instagram) et de planifier mes publications en avance.
En plus, on peut paramétrer des campagnes de publicités pour promouvoir notre activité.
C’est du coup un excellent moyen d’interagir avec ma communauté, de partager du contenu pertinent et de gérer ma visibilité en ligne de façon plus fluide et efficace !!
9 - Google Drive : partager et suivre mes clients
J’utilise systématiquement Google Drive pour partager mes documents avec mes clients ou mon équipe.
Il me permet de collaborer facilement avec mes clients et collègues en temps réel. En plus, je peux suivre l’avancée des projets, les retours de mes clients, et avoir une vue d’ensemble sur toutes les ressources partagées sans perdre de temps à chercher dans mes e-mails.
10 - Astuces pratiques pour maximiser l'efficacité des outils
En 10e point, je vais parler de mes astuces pour gagner du temps car les outils sont indispensables, mais ils ne suffisent pas à eux seuls. 🤔
- Trackez votre temps ⏱️ : c’est hyper important ! Soit vous utilisez des applications de gestion du temps comme Toggl pour suivre précisément combien de temps vous passez sur chaque tâche, soit vous notez tout sur Google Agenda. Cela vous permettra d’identifier les zones à améliorer.
- Appliquez la règle des 80/20 ⚡ : concentrez-vous sur les 20 % des tâches qui génèrent 80 % de vos résultats. Cela vous aidera à rester focalisé sur ce qui compte vraiment.
- Batching 📶 : regroupez les tâches similaires pour les accomplir en une seule fois. Par exemple, répondez à tous vos e-mails en une seule session plutôt que de les traiter au fur et à mesure.
- Focus 👁️ : adoptez des techniques de gestion du temps comme la méthode Pomodoro (sessions de 25 minutes de travail intense suivies de 5 minutes de pause) pour maintenir un niveau de concentration optimal. Pour ma part, je préfère être hyper focus le matin (bloc de temps de 3h) et faire des choses plus chill l’après-midi.
Ces outils et astuces, combinés à une bonne organisation personnelle, me permettent de gérer plus efficacement mes projets, d’améliorer ma productivité et de dégager du temps pour les tâches qui ont un réel impact !!
À vous de les tester et de voir comment ils peuvent transformer votre façon de travailler ! 🐰