Peut être que le titre vous aura attiré l’oeil.
Qu’est-ce que j’appelle « la frise pour gagner du temps » ?
En fait, c’est pour représenter le temps d’une manière globale pour mieux ajuster là ou vous en perdez.
Pour celles et ceux qui me suivent, vous savez que je propose un audit pour automatiser les process.
Mais souvent, vous ne vous êtes pas posé la question et c’est de là qu’on part.
1. Faîtes votre propre audit pour gagner du temps ⏳
Si on liste de façon chronologique tous les processus d’un organisme de formation, je dirai :
- Acquisition client / apprenants
- Analyse des besoins / test pré-requis (s’il y a)
- Gestion des inscriptions
- Suivi administratif
- Suivi apprenants (pré-per-post)
- Suivi dossier de financement
- Communication équipe ou clients
- Veille
- Formation interne
- Marketing et communication de son centre
- Prospection
Etc…
Si vous avez du mal à visualiser tous les process, vous pouvez juste noter et faire une frise de ce que vous faites dans votre semaine / mois actuellement :
- Lundi (rdv clients)
- Mardi : prospection
- Etc…
2. Estimation de son temps ⏱️
Une fois que vous avez listé sous forme de frise, notez à côté, combien de temps vous passez dessus.
- Par exemple, pour mon centre de formation, je passe en moyenne, une heure par semaine dans la création de contenus, une heure par semaine pour la prospection etc…
Il faut que vous ayez une estimation plus ou moins précise de ce que vous faites dans votre OF.
Bien sûr, si vous déléguez une partie déjà, à une assistante, notez le à côté.
exemple)
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Tâches
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Estimation temps
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Délégation ou automatisation
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|---|---|---|
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Communication
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2 h
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Déléguée à Elise
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Gestion des inscriptions
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Automatisation
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etc...
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3. Ajustement - délégation ou automatisation ⚙️
C’est le moment d’ajuster : dois-je déléguer ou automatiser ?
L’automatisation ce n’est pas la réponse à tout, bien entendu ! ❌
Tout ce qui nécessitent des compétences spécifiques que vous ne pouvez pas (ou voulez pas) faire ➡️ délèguez le à un professionnel.
Toutes les tâches répétitives, comme les copier coller, éditions d’attestation de fin de formation, enquêtes de satisfactions, certains mails génériques, on peut l’automatiser. 🤖
En conclusion, il est important d’avoir une vision globale puis segmentée, des process que vous avez dans votre organisme de formation, afin de savoir déjà si vous déléguez ou automatisez et ensuite ajuster le temps.
J’ai fait mon audit, je souhaite automatiser mes process
