Beaucoup de futures formateurs et formatrices s’imaginent l’audit Qualiopi comme un examen où un auditeur va leur “tomber dessus”.
En réalité, l’audit est prévisible, structuré, et surtout… préparable.
Aujourd’hui, je vous présente un aperçu clair de ce qui vous attend.
1. L’audit Qualiopi n’est pas une surprise !
Qualiopi suit un référentiel précis, un déroulé identique pour tout le monde, et des preuves annoncées à l’avance.
Vous n’arrivez pas à l’aveugle :
→ L’auditeur ne teste pas votre mémoire, il n’y a pas de réponses à apprendre par coeur.
→ Il ne juge pas votre business.
→ Il vérifie que vous respectez ce que vous déclarez dans votre système qualité.
Et ça change tout.
Pour rappel, Qualiopi est une marque d’État, délivrée par un organisme certificateur accrédité COFRAC.
Votre certificat est valable 3 ans et vous permet de proposer des formations financées.
2. Comment se déroule un audit Qualiopi ? (simple & concret)
1) L’ouverture de l’audit
C’est une mise en confiance.
L’auditeur :
- se présente,
- explique les règles,
- indique le périmètre de l’audit,
- vérifie votre offre,
- explique qu’il va vous demander des preuves au fil de l’échange.
Son objectif : comprendre votre organisation globale.
2) Le déroulé des indicateurs
L’audit peut se faire indicateur par indicateur ou sous forme de questions transverses.
Dans tous les cas, il tourne autour de 3 axes :
A. Comment vous faites ? (la pratique)
Ex : “➡️ Comment réalisez-vous l’analyse des besoins ?”
B. Où est la preuve ? (le document ou la trace)
Ex : une fiche de besoins, un email, un questionnaire, un extrait Notion…
C. Est-ce cohérent avec votre activité ?
Il ne cherche pas à piéger : il vérifie la logique globale.
Il n’attend pas un discours parfait.
Il veut voir un fonctionnement réel et vivant.
3) L’audit du parcours complet d’une formation (le cœur)
L’auditeur va prendre un échantillon sur vos formations données.
C’est pour ça, que ce n’est pas qu’une préparation de documents vierges, c’est aussi montrer ce que vous avez mis en place et ce que vous allez mettre en place par la suite.
C’est pourquoi un processus solide est essentiel :
→ pour votre audit d’aujourd’hui,
→ mais aussi pour les audits de surveillance et de renouvellement.
4) La clôture de l’audit
L’auditeur :
- récapitule les conformités,
- annonce les écarts (s’il y en a),
- explique ce qu’il faut corriger,
- et rappelle les délais pour envoyer les preuves de correction.
3. Maintenant, comment bien se préparer à tout ça ?
1) Connaître son activité “sur le bout des doigts”
Vous n’êtes pas obligé de tout connaître par cœur.
Mais vous devez pouvoir expliquer :
- votre offre,
- votre public,
- leur processus de formation.
2) Avoir tous les documents rangés et accessibles
Le plus gros stress vient du fouillis.
Le minimum :
- un dossier “Qualiopi” avec les modèles (programme, convention, convocation, émargement…)
- un dossier “preuves” (réponses à chaud, emails, fiches de besoins…)
- un process clair avant / pendant / après formation
🔥 Quand tout est accessible en 2 clics → l’audit devient une démonstration, pas une chasse au trésor.
3) Travailler un parcours apprenant complet
Règle d’or : une preuve = un moment du parcours.
Cela leur permet de :
- comprendre la logique de l’audit,
- montrer facilement les bonnes traces.
4) Préparer leur discours
Pas pour réciter, mais pour être claire.
Exemples :
- “Voici comment je réalise l’analyse des besoins.”
- “Voici mon système de veille.”
- “Voici comment j’améliore mes formations.”
Vous voulez préparer votre audit Qualiopi en confiance ?
Mon accompagnement vous permet de :
- Structurer votre offre et votre système qualité,
- comprendre chaque indicateur,
- Préparer les documents de preuves,
- Vous préparer à l’audit, avec un audit blanc.
- Et automatiser les étapes administratives (pour gagner du temps).
Si vous voulez en parler, prenez un RDV découverte.
On fait le point sur votre situation, votre date d’audit, et on crée votre plan d’action.
